Nachdem Textnachrichten und E-Mails bereits strenger überwacht werden, müssen Finanzunternehmen nun möglicherweise auch Videoanrufe ihrer Mitarbeiter auf mögliche Regelverstöße überprüfen, da sie befürchten, dass die Aufsichtsbehörden solche Anrufe auf Compliance-Verstöße hin untersuchen werden.

Bislang konzentrierte sich das branchenweite Vorgehen der US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) auf geschäftsbezogene Textnachrichten über nicht autorisierte Plattformen wie WhatsApp, die von den regulierten Unternehmen nicht verfolgt und aufgezeichnet wurden, vor allem während der COVID-19-Schließungen, als Tausende von Mitarbeitern von zu Hause aus arbeiteten.

Die SEC lehnte es ab, sich für diese Geschichte zu äußern, aber zwei Personen, die mit den Untersuchungen der US-Investoren vertraut sind, sagten, sie seien besorgt, dass die SEC die Aufzeichnungsanforderungen auf Zoom-Anrufe oder ähnliche Formen der Kommunikation ausweiten würde.

Finanzunternehmen engagieren nun Technologiespezialisten, Anwaltskanzleien und Risikoberater, um sicherzustellen, dass Videoanrufe überwacht und wie vorgeschrieben aufbewahrt werden, um die Aufzeichnungsanforderungen zu erfüllen und um das Risiko zu bewältigen, dass solche Anrufe dazu verwendet werden könnten, nicht-öffentliche Informationen unrechtmäßig weiterzugeben, so ein Dutzend Quellen gegenüber Reuters.

Die Durchsetzung der Vorschriften fällt mit den verstärkten Bemühungen der US-amerikanischen und britischen Aufsichtsbehörden zusammen, den Schutz für Kleinanleger zu verbessern, die einen größeren Teil ihres Vermögens in die Finanzmärkte investieren, während das Phänomen der Meme-Aktien anhält.

"Ich glaube, wir haben noch keine Ahnung, wie wir Video in ein stark reguliertes Arbeitsumfeld einbinden können", sagte Brad Levy, CEO des Marktinfrastruktur- und Technologieunternehmens Symphony, das JP Morgan und Goldman Sachs zu seinen Kunden zählt.

Videoanrufe werden weitgehend als Ersatz für persönliche Treffen angesehen und unterliegen daher derzeit nur geringen oder gar keinen formalen Aufzeichnungspflichten.

Matthew Nunan, Partner bei der Anwaltskanzlei Gibson, Dunn & Crutcher und ehemaliger EMEA-Chef für Verhaltensrisiken bei Morgan Stanley , sagte jedoch, es sei "sehr wahrscheinlich", dass die Aufsichtsbehörden beginnen würden, das Potenzial für Compliance-Verstöße bei Videoanrufen zu bewerten.

"Wenn Kundengespräche über Microsoft Teams geführt werden, dann würde ich erwarten, dass diese aufgezeichnet werden. Das Problem ist die Fähigkeit der Unternehmen, relevante Geschäftsunterlagen aufzuzeichnen, aufzubewahren und vorzulegen, unabhängig davon, wie sie erstellt werden", sagte er.

Sarah Pritchard, Executive Director für Märkte bei der britischen Financial Conduct Authority, erklärte den Delegierten auf der Jahrestagung in diesem Monat, dass die Aufsichtsrichtlinien einen Schwerpunkt auf Marktmissbrauch und die Mechanismen zur Erleichterung solcher Aktivitäten legen.

EINHALTUNG DER VORSCHRIFTEN AM ARBEITSPLATZ

Mitarbeiter, die absichtlich sensible Informationen weitergeben, würden am ehesten persönliche Treffen arrangieren, ohne Geräte am Arbeitsplatz zu benutzen, so die Quellen.

In der Vergangenheit wurden jedoch Beweise für Fehlverhalten über arbeitsbezogene E-Mails und Chatrooms aufgedeckt. Dies setzt die Manager unter Druck, mögliche Verstöße über Videoanrufe zu bewerten, die jetzt routinemäßig von Tausenden von Finanzmitarbeitern genutzt werden.

"Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich innerhalb kürzester Zeit enorm entwickelt und die Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie mit den neuen Risiken, die dies mit sich bringt, absolut auf dem Laufenden sind", sagte Claire Garrett, Leiterin des Bereichs Finanzinstitute bei Marsh.

Mindestens zwei große globale Banken zeichnen jetzt Zoom-Anrufe auf, sagten Quellen, die mit der Angelegenheit vertraut sind und deren Namen nicht genannt werden wollten, weil die Informationen nicht öffentlich sind.

Eine Bank zeichnet Zoom-Anrufe auf, die von bestimmten Mitarbeitern, einschließlich Händlern, geführt werden, während die andere Bank alle Zoom-Anrufe aufzeichnet, damit der Inhalt später bei Bedarf überprüft werden kann.

Reuters war nicht in der Lage zu bestätigen, wann eine der beiden Banken mit der Aufzeichnung solcher Gespräche begonnen hat oder ob dies auf eine behördliche Anfrage hin geschah.

Wie Bloomberg am Dienstag unter Berufung auf ungenannte Quellen berichtete, verbietet die HSBC einigen Mitarbeitern das Versenden von Texten über ihre Arbeitstelefone. Ein Sprecher der HSBC lehnte eine Stellungnahme ab, als er von Reuters gefragt wurde, ob die Bank auch Videogespräche zwischen Mitarbeitern und Kunden aufzeichnet und archiviert.

Ein Sprecher von Microsoft sagte, dass das Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften ernst nehme und den Nutzern Aufzeichnungsoptionen für die Aufzeichnung von Gesprächen zur Verfügung stelle, die von den einschlägigen Branchenvorschriften gefordert werden. Zoom reagierte nicht auf eine Anfrage für einen Kommentar.

Die U.S. Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), die mehr als 624.000 U.S. Broker-Händler beaufsichtigt, verpflichtet bestimmte Firmen zur Einhaltung der sogenannten 'FINRA Taping Rule 3170'.

Um unzulässige Praktiken beim Verkauf oder der Vermarktung von Finanzprodukten zu verhindern, müssen alle Telefongespräche zwischen registrierten Personen und Kunden mindestens drei Jahre lang aufgezeichnet und der Aufsichtsbehörde vierteljährliche Tätigkeitsberichte vorgelegt werden.

FINRA lehnte es ab, sich dazu zu äußern, wie viele Firmen von der Regel betroffen sind oder ob die Regel auch für Videoanrufe gilt.

Michael Watling, Co-Leiter der Gruppe für behördliche Durchsetzung und interne Untersuchungen der Anwaltskanzlei Seward & Kissel LLP, sagte, dass das Ausmaß der SEC-Durchsetzung die Branche überrascht habe.

"...FINRA hat die Abhörregel, die sehr spezifische Umstände vorsieht, unter denen ein Broker-Dealer Anrufe aufzeichnen muss. Es wurde also eine Grenze gezogen, aber diese Grenze kann nur neu gezogen werden, wenn die Regulierungsbehörden oder der Kongress zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um den Geltungsbereich zu erweitern."

Videoanrufe stellen "einzigartige Risiken" dar und die Technologie, die für eine effiziente Überwachung von Videoanrufen benötigt wird, ist nicht weit verbreitet, sagte Matt Smith, CEO des Kommunikationsüberwachungsunternehmens SteelEye.

Mitarbeiter könnten nicht-öffentliche Informationen visuell austauschen und Audioaufnahmen würden diesen Austausch nicht erfassen, sagte er.

Die meisten Plattformen für Videoanrufe verfügen über Chat-Funktionen mit Emoji-ähnlichen Reaktionen, die Möglichkeiten zur Kommunikation bieten könnten, ohne die Erkennung durch Überwachungsanwendungen auszulösen, die Wörter oder Phrasen markieren, die auf Fehlverhalten hindeuten könnten.

"... der Umfang der regulatorischen Reichweite erweitert sich fast immer als Reaktion auf die technologische Entwicklung", sagte Ryan M. Yonk, Ökonom am American Institute for Economic Research.

Die SEC hat bereits Bußgelder in Höhe von mehr als 2 Milliarden Dollar für Fehltritte bei der Einhaltung von Kommunikationsvorschriften verhängt und steht kurz vor der Beilegung einer ähnlich umfangreichen Untersuchung von Verstößen bei Anlageberatern, wie Reuters letzten Monat exklusiv berichtete. Die SEC hat Tausende von Mitarbeitermitteilungen von mehr als einem Dutzend großer Investmentgesellschaften gesammelt.

"Ich gehe davon aus, dass dies eine wahre Goldgrube an Daten ist, auf deren Grundlage dann alle möglichen anderen Untersuchungen eingeleitet werden können", fügte Symphony's Levy hinzu. (Weitere Berichte von Chris Prentice in New York und Michelle Price in Washington D.C. und Huw Jones in London; Redaktion: Sharon Singleton)