CPH: Description of duties for the Finance, Auditing & Sustainability Board Committee (German)

Pflichtenheft VR-Ausschuss Finanzen, Revision und Nachhaltigkeit

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1. Ziel und Zweck

1. Mit der Einsetzung von Ausschüssen bezweckt der Verwaltungsrat die vertiefte Beurteilung und Analyse in wesentlichen Sach- und Personalfragen. Das Ziel der Ausschüsse besteht im Wesentlichen in der Entscheidungsvorbereitung für den Gesamtverwaltungsrat, der dadurch seine Verantwortung sach- und zeitgerecht wahrnehmen kann.
2. Der VR-Ausschuss Finanzen, Revision und Nachhaltigkeit (der Ausschuss) unterstützt den VR bei der Beaufsichtigung des Rechnungswesens und der Finanzberichterstattung, der Revisionsstelle und des Konzernprüfers (die Externe Revision), in Angelegenheiten der Nachhaltigkeit und Klimastrategie sowie der Kontrolle betreffend Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Vorschriften. Er hat grundsätzlich keine Entscheidungsbefugnisse. Die dem VR gemäss Organisationsreglement und Gesetz zugewiesenen Pflichten und Kompetenzen verbleiben dem Verwaltungsrat als Gesamtgremium.

2. Organisation

1. Der Ausschuss besteht aus mindestens drei nicht exekutiven Mitgliedern des Verwaltungsrates. Der Verwaltungsrat bestellt die Mitglieder und bezeichnet den Vorsitzenden des Ausschusses.
2. Die Mitglieder sollen über ausreichende Kenntnisse und Erfahrung im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens und/oder des Steuer- und Rechtswesens sowie der Nachhaltigkeit verfügen.
3. Der Ausschuss kann für seine Arbeit notwendige Informationen jederzeit direkt bei den zuständigen Personen, insbesondere beim CFO, einfordern.
4. Der Ausschuss tagt, so oft es die Geschäfte erfordern, mindestens aber dreimal im Jahr. Der Ausschuss trifft sich mindestens einmal im Jahr zu einer Sitzung mit Vertretern der Externen Revision insbesondere zur Besprechung des Jahresabschlusses.
5. In der Regel sind der VRP, der CEO und der CFO zu den Sitzungen eingeladen. Zu den Sitzungen können auch andere Mitglieder des Verwaltungsrates, einzelne Mitglieder der Gruppenleitung oder andere Fachspezialisten beigezogen werden.
6. Der Vorsitzende leitet die Sitzungen und ist insbesondere zuständig für die Organisation der Arbeit, die Einberufung der Sitzungen und die Berichterstattung an den Verwaltungsrat.
7. Der Ausschuss kann im Rahmen der Kompetenzordnung externe Gutachter beiziehen.

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3. Aufgaben und Kompetenzen

Der Ausschuss hat insbesondere folgende Aufgaben:

3.1 Überprüfung der Ausgestaltung des Finanz- und Rechnungswesens (anzuwendende Rechnungslegungsvorschriften, Management Accounts, Berichterstattung, Liquiditäts- und Finanzmanagement, Beurteilung von Bewertungs- und Finanzierungsgrund-sätzen) in Bezug auf Angemessenheit, Zuverlässigkeit und Wirksamkeit und gegebenenfalls Unterbreitung von Änderungsanträgen zuhanden des Verwaltungsrates.

1. Überprüfung des Jahres- und Halbjahresabschlusses und anderen zu publizierenden Finanzinformationen.
2. Festlegen von Richtlinien, Qualitätsstandards und Informationsgehalt der publizierten Finanzinformationen.
3. Überwachung der Einschätzung der Unternehmensrisiken und Überprüfung der Praktiken des Risiko Managements.
4. Überwachen der Anlage- und Hedgingpolitik.
5. Überwachen und Einschätzen der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS).
6. Überwachen der Geschäftstätigkeit hinsichtlich der Einhaltung von Beschlüssen des Verwaltungsrats, unternehmenspolitischen Grundsätzen und Weisungen sowie der einschlägigen Rechtsvorschriften, insbesondere auch die Börsengesetzgebung (Compliance).
7. Überprüfung der Leistung, Unabhängigkeit und Honorierung der Revisionsstelle und des Konzernprüfers (Externe Revision). Genehmigung des Prüfungsplanes und Honorarbudgets sowie Wahlempfehlung zuhanden des Verwaltungsrates bzw. der Generalversammlung.
8. Behandlung der Prüfberichte; Beratung aller bedeutenden Feststellungen und Empfehlungen der Externen Revision mit Geschäftsleitung und Externer Revision.
9. Überwachung der Umsetzung von Empfehlungen der Externen Revision.
10. Überprüfung der Leistung und Honorierung von Beratungsmandaten mit Nahestehenden.
11. Überwachung der Umsetzung der vom Gesamtverwaltungsrat verabschiedeten Immobilienstrategie.
12. Beratung des Verwaltungsrates in Angelegenheiten der Nachhaltigkeit und Klimastrategie.
13. Jahresabschlussgespräch mit dem Geschäftsleiter der Personalvorsorgeein- richtungen.
14. Erledigung von weiteren vom Verwaltungsrat übertragenen Aufgaben.
15. Der Ausschuss überwacht im Auftrag des Gesamtverwaltungsrates die Einhaltung von Beschlüssen bezüglich
16. • der Ausgestaltung der Jahresrechnung der Tochtergesellschaften
    • der Dividendenpolitik der Tochtergesellschaften
17. Der Ausschuss hat keine Weisungsbefugnisse gegenüber dem Management der CPH-Gruppe.

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4. Protokollführung und Berichterstattung

1. Von jeder Sitzung wird ein Protokoll erstellt und allen Mitgliedern des Verwaltungsrates zugestellt.
2. Der Ausschuss informiert die übrigen Mitglieder des Verwaltungsrates anlässlich der nächstfolgenden ordentlichen VR-Sitzung über die Beschlussfassung sowie die abgehandelten Traktanden.

Dieses Pflichtenheft ist eine Ergänzung zum Geschäfts- und Organisationsreglement der CPH Chemie + Papier Holding AG vom 9. Februar 2024 (Anhang V b). Es ersetzt das bestehende Pflichtenheft des VR-Ausschusses Finanzen vom 6. Dezember 2012.

Perlen, 9. Februar 2024

Peter Schaub	Kaspar W. Kelterborn
Präsident des Verwaltungsrates	Vorsitzender des VR-Ausschusses Finanzen,
	Revision und Nachhaltigkeit

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