BKW AG: ERP-Neustart nach dem Umbau

Das Energie- und Infrastrukturunternehmen BKW befindet sich mitten in der Transformation. Der Dienstleistungsbereich wird deutlich ausgebaut, um die Abhängigkeit vom Strompreis zu verringern. Dazu brauchte es auch in der IT neue Strukturen. Diese wurden mit dem SAP-Backbone im Rahmen von 'futureERP' komplett neu aufgesetzt.

Nicht nur, wer die Spaltungen der deutschen Energiekonzerne E.On und RWE in jeweils eine Gesellschaft für erneuerbare Energien und fossile sowie Kernenergie mitverfolgt hat, weiß: Die Energiebranche erfindet sich aktuell neu. Die Subventionierung neuer Energien und der Ausstieg Deutschlands aus der Kernenergie sind Gründe dafür. Ein weiterer Treiber ist die Digitalisierung etwa durch virtuelle Kraftwerke, die in der Lage sind, auch die 'kleinteilige' Energieproduzenten durch private Photovoltaik oder Blockheizkraftwerke zu bündeln und - wie ein Energieproduzent - zu vermarkten. Die BKW hat diese Tendenz erkannt und 2012 ihre Strategie entsprechend angepasst. Seitdem befindet sich der Schweizer Energie- und Infrastrukturdienstleister in der Transformation und stärkt in 'energienahen Geschäftsfeldern' ihr Dienstleistungsgeschäft.

Komplettumbau des Unternehmens

Als Energieunternehmen verfügt die BKW seit ihrer Gründung über großes Know-how im Ingenieurwesen. Dieses Wissen in den Bereichen Energie, Infrastruktur und Ökologie soll nun auch einem internationalen Markt zugänglich gemacht werden. Über gezielte Zukäufe in Deutschland und in Österreich hat sich das Schweizer Unternehmen inzwischen zu einem wichtigen Player im Bereich der Infrastrukturplanung entwickelt und deckt heute Bereiche wie Hochwasserschutz, Tunnel- oder Brückenbau ab.

Auch im Bereich der Gebäudetechnik ist die BKW in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Hintergrund: Die Hälfte der gesamten Energie wird in der Schweiz in Gebäuden verbraucht. Nicht zuletzt deshalb sieht die BKW die Gebäude als integralen Bestandteil des Energieversorgungssystems von morgen. Das Ziel ist, die Energieeffizienz zu erhöhen, die Technik optimal aufeinander abzustimmen und die Möglichkeiten zur Energieproduktion zu nutzen.

Konkret verschafft etwa das Produkt 'Home Energy' - für Einfamilienhäuser gemacht - dem Nutzer schon heute die Möglichkeit den Eigenverbrauch der Energie zu optimieren, die von der Photovoltaikanlage produziert wurde. Sei es für die Wärmepumpe, den Boiler oder die Ladestationen für das Elektroauto oder -fahrrad. Zudem hat sich die BKW in einem Joint Venture engytech zusammen mit Start-up Smart Me darauf spezialisiert, die Eigenproduktion und weiteren Energieflüsse in größeren Überbauungen zu messen, steuern und individuell für die einzelnen Verbraucher abzurechnen. Last but not least bleiben die Verteilnetze der BKW. Das Ziel der größten Verteilnetzbetreiberin der Schweiz ist es, das bestehende Netz flexibler und intelligenter zu machen.

Entscheidung für die IT: Zentrales Führungsinstrument nötig

Was bedeutet diese Neuaufstellung des Unternehmens für die IT? Im Rahmen der Transformation der BKW zur Energie- und Infrastrukturdienstleisterin wurden IT-Projekte lanciert, welche Teilaspekte des Wandels unterstützen sollten. So ist beispielsweise eine Neuausrichtung des Reportings auf den Weg gebracht worden. 'Doch haben wir es zwar an die neuen Strukturen angepasst, aber die bestehenden Prozesse beim alten gelassen', erinnert sich Peter Wälchli, der heute Leiter des SAP Competence Centers Operations ist, 'wir haben das Pferd vom Schwanz aufgezäumt.' 2015 kam dann die Entscheidung, sich nicht in Einzelaktionen zu verstricken, sondern reinen Tisch zu machen. 'Das neue Unternehmen hat nichts mehr mit dem alten zu tun. Also bauen wir ein Führungsinstrument - und zwar auf der grünen Wiese', lautete das Statement im Unternehmen.

14 Jahre ERP: Altlasten und Eigenentwicklungen

'Wir hatten unser ERP bereits 14 Jahre im Einsatz und es war komplett verbaut', erläutert SAP-Exerte Wälchli, der von Altlasten bei Stamm- und Bewegungsdaten spricht und unzähligen Eigenentwicklungen. Das Unternehmen entschied sich deswegen für den so genannten Greenfield -Ansatz, also die Neuimplementierung von ERP. 'Das Redesign der Systemstrukturen ist in einem neuen System einfacher, auch die Kosten für Anpassungen im bestehenden System erschienen uns zu hoch', erläutert Wälchli. Der Brownfield-Approach, der auf der bestehenden IT-Infrastruktur aufgesetzt und neue Eigenentwicklungen nötig gemacht hätte, war der BKW schlicht zu riskant.

Durch die Ergänzung des Kerngeschäfts durch die neuen Geschäftsfelder mussten neue Führungsinstrumente implementiert werden, um die notwendig Transparenz zu erreichen. Dies war einer der Haupttreiber für die Neu-Implementation, denn das bestehende SAP-System bestand primär aus dem Finanz-und Rechnungswesen. Doch auch die Instandhaltung, deren Aufgabe darin besteht, die mehreren 1.000 Kilometer Leitung einsatzbereit zu halten und zu warten, forderte mehr Modernität für ihre Systeme ein, um die angepeilten Kosteneinsparungen realisieren zu können. Dazu gehört, vor Ort mobil Aufträge eingeben zu können, mittelfristig über IoT-Sensoren mehr Sichtbarkeit in das Verteilnetz zu bekommen und ein SmartGrid auf den Weg zu bringen, das seinen Namen verdient. Die Entscheidung fiel für die modernste SAP-Suite SAP S/4HANA.

SAP S/4HANA: Anfang 2018 Wechsel auf die Version 1809

Zum Zeitpunkt der Entscheidung gab es das erste SAP S/4HANA Release 1511 noch nicht, doch kurz vor dem Start der Implementation im Januar 2016 wurde der Entscheid getroffen mit dem neuesten Release zu starten. In den ersten 6 Monaten wurden die Finanz- und Controlling-Prozesse soweit implementiert, dass die Budgetierung für 2017 auf dem neuen System gemacht werden konnte. 'Wir haben die Finanzlösung somit seit Mitte letzten Jahres im Einsatz', sagt Wälchli. Die Anzahl der Buchungskreise wurde massiv reduziert, beispielsweise war die BKW im alten System in 20 verschiedene Buchungskreise aufgeteilt. 'Heute haben wir noch 2', sagt Wälchli. Aus 61 Kostenrechnungskreisen wurde ein zentraler, Leistungsarten reduzierten sich von 1.600 auf 8 und Kostenstellen von 300 auf 100. Seit Anfang des Jahres ist SAP S/4HANA on premise in der Version 1511 auch für alle anderen Bereiche im Unternehmen - darunter Beschaffung & Logistik, Sales, Instandhaltung, HR und Immobilien - im Einsatz. CIO Thomas Zinniker hat als nächsten Schritt für Anfang 2018 den Wechsel auf die dann neuste Version 1709 geplant. Schon ein Test mit der Version 1610 hatte gezeigt, dass einige Funktionalitäten des 1511er Releases zuverlässiger laufen. Besonders hinsichtlich der Logistik, der Industrielösung für Versorger, den strategischen Einkauf und das Servicemanagement erwartet sich Zinniker weitere Fortschritte.

Die Mission: zurück zum Standard

'Zurück zum Standard und dabei dann auch bleiben', lautete und lautet noch immer die Vorgabe von CIO Zinniker, der gerade durch die wiedergewonnene Schlankheit der Systeme wieder an Agilität gewinnt. 'Die administrativen Prozesse haben wir bereits extrem verschlankt', erläutert Zinniker am Beispiel des Finanzwesens. Die BKW konnte so im administrativen Bereich massiv Einsparungen erzielen. futureERP ist nun seit Januar im Einsatz - und auch die Basis für neue Geschäftsmodelle und Services, die dem Unternehmen im besten Fall neue Ertragsquellen erschließen sollen, in jedem Fall aber mehr Effizienz in den Prozessen.

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