Ifa : Einladung zur Jahreshauptversammlung 29.05.2024

Einladung

zur ordentlichen Hauptversammlung

der ifa systems AG, Frechen

ISIN DE0007830788

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am

Mittwoch, dem 29. Mai 2024, um 10:00 Uhr,

im Mercure Hotel Köln West, Horbeller Straße 1, 50858 Köln,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

1. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ifa systems AG für das am 31. Dezember 2023 beendete Geschäftsjahr sowie des Berichts des Aufsichtsrats für die ifa systems AG über das Geschäftsjahr 2023.
   Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen der §§ 172, 173 AktG ist zu diesem Tagesord- nungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, weil der Aufsichtsrat den Jahresabschluss nach §§ 171, 172 AktG bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gem. § 172 AktG fest- gestellt.
2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023
   Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023
   Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
4. Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HLB TREUMERKUR GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsge- sellschaft, Wuppertal, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen.

1 / 9

5. Beschlussfassung über die Zustimmung zu einem Entwurf des Verschmelzungsvertrages zwi- schen der arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger und der ifa systems AG als über- nehmenden Rechtsträger

Die ifa systems AG beabsichtigt, mit ihrer 100%igen Tochtergesellschaft, der im Handelsre- gister des Amtsgerichts München unter HRB 249295 eingetragenen arkandus GmbH mit Sitz in Peißenberg einen Verschmelzungsvertrag dahingehend abzuschließen, dass die arkandus GmbH unter Auflösung ohne Abwicklung im Wege der Aufnahme durch Übertragung ihres Vermögens als Ganzes auf die ifa systems AG verschmolzen wird.

Der Entwurf des Verschmelzungsvertrages zwischen der arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger und der ifa systems AG als übernehmenden Rechtsträger bedarf der Zustim- mung der Hauptversammlung der ifa systems AG.

Mit Wirksamwerden des Verschmelzungsvertrages wird die arkandus GmbH unter Auflösung ohne Abwicklung im Wege der Aufnahme durch Übertragung ihres Vermögens als Ganzes auf die

ifa systems AG verschmolzen.

Der Verschmelzungsvertrag hat folgenden wesentlichen Inhalt:

Der Verschmelzungsvertrag wird zwischen der im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 249295 eingetragenen arkandus GmbH mit Sitz in Peißenberg als übertragenden Rechtsträger und deren alleinigen Gesellschafterin, der im Handelsre- gister des Amtsgerichts Köln unter HRB 42943 eingetragenen ifa systems AG mit Sitz in Frechen als übernehmenden Rechtsträger geschlossen.

Die arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger überträgt ihr Vermögen als Ganzes mit allen Rechten und Pflichten unter Auflösung ohne Abwicklung im Wege der Ver- schmelzung auf die ifa systems AG als übernehmenden Rechtsträger gem. §§ 2 Nr. 1, 46 ff., 60 ff. UmwG (Verschmelzung durch Aufnahme). Die ifa systems AG als übernehmen- den Rechtsträger übernimmt das Vermögen der arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger im Innenverhältnis mit Wirkung zum 01.01.2024, 00:00 Uhr. Steuerlich führt die ifa systems AG die Buchwerte der arkandus GmbH unverändert fort.

Da die ifa systems AG an der arkandus GmbH als alleinige Gesellschafterin beteiligt ist, sind die Angaben betreffend den Anteilstausch gem. § 5 Abs. 2 UmwG obsolet, so dass es einer entsprechenden Vereinbarung im Verschmelzungsvertrag nicht bedarf. Ein Ab- findungsangebot gem. § 29 Abs. 1 UmwG bedarf es nicht, da die ifa systems AG Alleinge-

sellschafterinder arkandus GmbH ist.

Besondere Rechte im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 7 UmwG bestehen bzw. bestanden bei der arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger nicht. Die ifa systems AG als überneh- menden Rechtsträger gewährt Anteilsinhabern im Rahmen der Verschmelzung keine be- sonderen Rechte, noch sind für diese besondere Maßnahmen vorgesehen. Keinem Mit- glied eines Vertretungsorgans oder eines Aufsichtsorgans der an der Verschmelzung be- teiligten Rechtsträger, keinem geschäftsführenden Gesellschafter, keinem Partner, kei- nem Abschlussprüfer oder Verschmelzungsprüfer werden besondere Vorteile im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 8 UmwG gewährt.

Da die arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger keine Arbeitnehmer hat, beste- hen keine Auswirkungen für die Arbeitnehmer der ifa systems AG. Weiterhin bestehen sowohl bei der arkandus GmbH als auch bei der ifa systems AG weder eine Arbeitneh- mervertretung noch ein Aufsichtsrat, in denen Arbeitnehmer vertreten sind, so dass sich insoweit durch die Ver-schmelzung keine Auswirkungen ergeben.

2 / 9

Im Verschmelzungsvertrag wird darauf verwiesen, dass eine Zuleitungspflicht an einen Betriebsrat der an der Verschmelzung beteiligten Rechtsträger entbehrlich ist, da weder bei der arkandus GmbH noch bei der ifa systems AG ein Betriebsrat gebildet wurde. Zu- dem wird im Verschmelzungsvertrag auf die Entbehrlichkeit eines Verschmelzungsbe- schlusses der arkandus GmbH als übertragenden Rechtsträger gem. § 62 Abs. 4 S. 1 UmwG, einer Verschmelzungsprüfung sowie einer Erstattung eines Verschmelzungs- und Prüfungsberichtes gem. der betreffenden Normen nach dem UmwG bezüglich einer Kon- zernverschmelzung verwiesen, da es sich bei der arkandus GmbH um eine 100%ige Toch- tergesellschaft der ifa systems AG handelt. Weiter ist im Verschmelzungsvertrag ein Rücktrittsrecht vereinbart, durch die die arkandus GmbH oder die ifa systems AG vom Verschmelzungsvertrag zurücktreten kann, wenn die Verschmelzung nicht bis zum 31.12.2024 in das Handelsregister der ifa systems AG als übernehmenden Rechtsträger eingetragen worden ist.

Der Wortlaut des Verschmelzungsvertrages wird wie folgt wiedergegeben:

"Vorbemerkung:

1. An der im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 249295 eingetra- genen arkandus GmbH mit Sitz in Peißenberg und einem Stammkapital in Höhe von EUR 25.500,00 (im Folgenden bezeichnet als "übertragende Gesellschaft") ist die im Handelsregister des Amtsgerichts Köln unter HRB 42943 eingetragene ifa systems AG mit Sitz in Frechen (im Folgenden bezeichnet als "übernehmende Ge- sellschaft") als alleinige Gesellschafterin beteiligt.
2. Das Stammkapital der übertragenden Gesellschaft ist in voller Höhe einbezahlt. Sonderrechte im Sinne von §§ 23, 50 Abs. 2 UmwG be-stehen jeweils nicht.
3. Die übertragende Gesellschaft soll auf die übernehmende Gesellschaft im Wege der Verschmelzung zur Aufnahme mit wirtschaftlicher Wirkung zum 01.01.2024 ver- schmolzen werden. Hierzu sollen zwischen der übertragenden Gesellschaft und der übernehmenden Gesellschaft der nachstehende Verschmelzungsvertrag abge- schlossen werden.

Im Hinblick hierauf wird folgender Vertrag geschlossen:

1. 1. Verschmelzungsvertrag
   2. • 1

   Vermögensübertragung, Verschmelzungsstichtag

2. Die übertragende Gesellschaft überträgt als übertragender Rechtsträger ihr Ver- mögen als Ganzes mit allen Rechten und Pflichten unter Auflösung ohne Abwick- lung im Wege der Verschmelzung auf die übernehmende Gesellschaft als überneh- mender Rechtsträger gem. §§ 2 Nr. 1, 46 ff., 60 ff. UmwG (Verschmelzung durch Auf- nahme).
3. Die übernehmende Gesellschaft übernimmt das Vermögen der übertragenden Ge- sellschaft im Innenverhältnis mit Wirkung zum 01.01.2024, 00:00 Uhr (im Folgenden bezeichnet als "Verschmelzungsstichtag"). Von diesem Zeitpunkt an gelten alle Ge- schäfte und Handlungen der übertragenden Gesellschaft als für Rechnung der übernehmenden Gesellschaft geführt.

3 / 9

1. Der Verschmelzung wird die Bilanz aus dem Jahresabschluss der übertragenden Gesellschaft zum 31.12.2023 als Schlussbilanz zugrunde gelegt.
2. Steuerlich führt die übernehmende Gesellschaft die Buchwerte der übertragenden Gesellschaft unverändert fort.

1. • 2
     Gegenleistung / Durchführung
2. Die übernehmende Gesellschaft ist die Alleingesellschafterin der übertragenden Gesellschaft. Einer Vereinbarung über den Umtausch von Anteilen bedarf es daher gem. § 5 Abs. 2 UmwG nicht.
3. Eine Kapitalerhöhung bei der übernehmenden Gesellschaft erfolgt gem. § 68 Abs.
   1 Nr. 1 UmwG nicht.
4. Da die übernehmende Gesellschaft alleinige Gesellschafterin der übertragenden Gesellschaft ist, bedarf es eines Abfindungsangebots der übernehmenden Gesell- schaft gem. § 29 Abs. 1 UmwG nicht.
5. • 3

Keine besonderen Rechte

Besondere Rechte im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 7 UmwG bestehen bzw. bestanden bei der übertragenden Gesellschaft nicht. Die übernehmende Gesellschaft gewährt Anteilsinha- bern im Rahmen der Verschmelzung keine besonderen Rechte, noch sind für diese beson- dere Maßnahmen vorgesehen.

§ 4

Keine besonderen Vorteile

Keinem Mitglied eines Vertretungsorgans oder eines Aufsichtsorgans der an der Ver- schmelzung beteiligten Rechtsträger, keinem geschäftsführenden Gesellschafter, keinem Partner, keinem Abschlussprüfer oder Verschmelzungsprüfer werden besondere Vorteile im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 8 UmwG gewährt.

§ 5

Folgen der Verschmelzung für die Arbeitnehmer und ihre Vertretungen

Die übertragende Gesellschaft hat keine Arbeitnehmer, so dass keine Auswirkungen für die Arbeitnehmer der aufnehmenden Gesellschaft bestehen. Weiterhin bestehen sowohl bei der übertragenden Gesellschaft als auch bei der übernehmenden Gesellschaft weder eine Arbeitnehmervertretung noch ein Aufsichtsrat, in denen Arbeitnehmer vertreten sind, so dass sich insoweit durch die Verschmelzung keine Auswirkungen ergeben. Damit sind

4 / 9

weitere Angaben über die Folgen der Verschmelzung für die Arbeitnehmer und ihre Ver- tretungen nicht erforderlich.

§ 6

Zuleitung Betriebsrat / Verschmelzungsprüfung / Verschmelzungs- und Prüfungsbericht

1. Eine Zuleitung des Verschmelzungsvertrages gem. § 5 Abs. 3 UmwG ist nicht erfor- derlich, da gem. vorstehend § 5 weder bei der übertragenden Gesellschaft noch bei der übernehmenden Gesellschaft ein Betriebsrat gebildet wurde.
2. Da die übernehmende Gesellschaft Alleingesellschafterin der übertragenden Ge- sellschaft ist, ist gem. §§ 8 Abs. 3 S. 3 Nr. 1 lit. a), 9 Abs. 2 i.V.m. 8 Abs. 3 S. 3 Nr. 1 lit. a), 12 Abs. 3 i.V.m. 8 Abs. 3 S. 3 Nr. 1 lit. a), 48, 60 UmwG die Verschmelzungsprüfung sowie die Erstattung eines Verschmelzungs- und Prüfungsberichtes sowohl für die übertragende Gesellschaft als auch für die übernehmende Gesellschaft nicht erfor- derlich.

• 7
  Zustimmungserfordernisse / Beschlüsse

Da die übernehmende Gesellschaft sämtliche Geschäftsanteile an der übertragenden Ge- sellschaft hält, bedarf dieser Verschmelzungsvertrag zu seiner Wirksamkeit gem. § 63 Abs. 4 S. 1 UmwG nicht der Zustimmung durch die Gesellschafterversammlung der übertragen- den Gesellschaft.

§ 8

Weitere Regelungen im Zusammenhang mit der Verschmelzung

Die übertragende Gesellschaft verfügt über keinen Grundbesitz.

• 9
  Rücktrittsrecht

Sowohl die übertragende Gesellschaft als auch die übernehmende Gesellschaft sind zum Rücktritt von diesem Verschmelzungsvertrag berechtigt, wenn die Verschmelzung nicht bis zum 31.12.2024 in das Handelsregister der übernehmenden Gesellschaft eingetragen worden ist. Der Rücktritt ist der anderen Gesellschaft gegenüber schriftlich zu erklären. Die Rechtsfolgen des Rücktritts richten sich nach den §§ 346 ff. BGB. Die Vertragskosten im Falle des Rücktritts tragen die übertragende Gesellschaft und die übernehmende Ge- sellschaft je zur Hälfte.

5 / 9

II. Allgemeine Bestimmungen

§ 1

Kosten

Alle durch diese Urkunde und ihren Vollzug entstehenden Kosten, Gebühren und Steuern trägt die übernehmende Gesellschaft.

§ 2

Salvatorische Klausel

Sollten Bestimmungen dieser notariellen Urkunde unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser notariellen Urkunde nicht be- rührt. Das Gleiche gilt, soweit sich herausstellen sollte, dass einer der Verträge oder Be- schlüsse dieser notariellen Urkunde eine Regelungslücke enthält. Anstelle der unwirksa- men oder undurchführbaren Bestimmungen oder zur Ausfüllung einer Lücke verpflichten sich die Parteien, eine angemessene Ersatzregelung zu vereinbaren, die dem Inhalt der nichtigen oder unwirksamen Bestimmungen möglichst nahekommt."

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Entwurf des Verschmelzungsvertrages zwischen der arkandus GmbH und der ifa systems AG zuzustimmen.

Weitere Unterlagen zu diesem Tagesordnungspunkt stehen den Aktionären und Aktionärin- nen in dieser Einladung im Abschnitt "IV. Unterlagen und Datenschutz" unter "Unterlagen" zur Verfügung.

II. Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptver- sammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung hierzu nachgewiesen ha- ben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztin- termediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend und erforderlich. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesell- schaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich daher gemäß § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG in der durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz - ZuFinG) geänderten Fassung auf den Geschäftsschluss des 7. Mai 2024 (Nachweisstichtag) zu be- ziehen und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 22. Mai 2024, 24:00 Uhr, zugehen (die Nutzung einer der genannten Übermittlungs- möglichkeiten genügt):

ifa systems AG

c/o ITTEB GmbH & Co. KG Vogelanger 25

86937 Scheuring

6 / 9

E-Mail:[e-mail]

Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten über- sandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Um den recht- zeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Bevollmächtigung

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmäch- tigten, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes - wie vorstehend beschrieben - erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf können gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.

Wenn weder ein Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimm- rechtsberater oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung ge- genüber der Gesellschaft der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Ge- brauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Haupt- versammlung übermittelt.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ferner kann der Nachweis der Bevollmächtigung per Post oder E-Mail bis zum Ablauf des 27. Mai 2024, 24:00 Uhr, an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):

ifa systems AG

c/o ITTEB GmbH & Co. KG Vogelanger 25

86937 Scheuring

E-Mail:[e-mail]

Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmachtserklärung gegenüber der Gesellschaft abgegeben werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Voll- macht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere in § 135 AktG gleichge- stellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigen- den Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.

Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes - wie vorstehend beschrieben - erforderlich. Die Vollmacht an die Stimmrechts- vertreter der Gesellschaft, ihre Änderung und ihr Widerruf bedürfen der Textform.

7 / 9

Ein Formular, von dem bei der Vollmachts- und Weisungserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt.

Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt werden. Ferner können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft per Post oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt "Be- vollmächtigung" genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse erteilt, geändert oder widerrufen wer- den.

Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimm- rechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können weder im Vorfeld noch während der Hauptver- sammlung Weisungen zu Gegen- oder Verfahrensanträgen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbe- schlüsse entgegennehmen.

III. Rechte der Aktionäre

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, §§ 126, Abs. 1, 127 AktG

Anträge nach § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge nach § 127 AktG richten Sie bitte ausschließ- lich an:

ifa systems AG Michelina Maspfuhl Augustinusstr. 11B 50226 Frechen

Fax: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die uns bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. bis zum Ablauf des 14. Mai 2024, 24:00 Uhr, zuge- hen, werden im Internet unter

https://www.ifasystems.de/ueber-uns/investor-relations/

veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

IV. Unterlagen und Datenschutz

Unterlagen

Vom Zeitpunkt der Einberufung an werden nachfolgend genannte Unterlagen auf der Internet- seite der Gesellschaft unter

https://www.ifasystems.de/ueber-uns/investor-relations/

8 / 9

zugänglich gemacht:

• Der festgestellte Jahresabschluss der ifa systems AG für das Geschäftsjahr 2023
• Der Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2023
• Der Entwurf des Verschmelzungsvertrages zwischen der arkandus GmbH und der ifa sys- tems AG
• Die Jahresabschlüsse und Lageberichte der ifa systems AG für die Geschäftsjahre 2021, 2022 und 2023
• Die Jahresabschlüsse der arkandus GmbH für die Geschäftsjahre 2021, 2022 und 2023.

Hinweise zum Datenschutz

Im Rahmen der Hauptversammlung der Gesellschaft werden personenbezogene Daten verarbei- tet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter

https://www.ifasystems.de/ueber-uns/investor-relations/

entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.

Frechen, im April 2024

ifa systems AG Der Vorstand

9 / 9