AUTO1 : Datenschutzinformationen für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten

Datenschutzinformationen

für Aktionäre1 und ihre Bevollmächtigten

zur ordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung 2024

der

AUTO1 Group SE

München

ISIN: DE000A2LQ884 und DE0004ABGG70 // WKN: A2LQ88

Die AUTO1 Group SE verarbeitet im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten.

Im Folgenden erhalten Sie Informationen zum datenschutzrechtlich Verantwortlichen und dem Datenschutzbeauftragten (1.). Außerdem erhalten Sie im Folgenden Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten (2.) sowie die Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung (3.).

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

1. Verantwortlicher
   AUTO1 Group SE Bergmannstraße 72
   10961 Berlin, Deutschland Tel. [phone] E-Mail:[e-mail]
   Die Gesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands, Christian Bertermann und Markus Boser.
2. Datenschutzbeauftragter
   AUTO1 Group SE Bergmannstraße 72
   10961 Berlin, Deutschland E-Mail: [e-mail]
   Die Nutzung der angegebenen E-Mail-Adresse ermöglicht eine vertrauliche Kommunikation mit dem Datenschutzbeauftragten.

1 Sämtliche Personenbezeichnungen in diesem Dokument gelten für alle Geschlechter gleichermaßen, auch wenn aus Gründen der besseren Lesbarkeit die männliche Form verwendet wird.

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2. Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Personenbezogene Daten und deren Quellen

Die AUTO1 Group SE verarbeitet im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung folgende personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten, um diesen die Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen:

• Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse,
• Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien,
• dem Aktionär vom Letztintermediär verliehene eindeutige Kennung, Nummer des Depotkontos des Aktionärs,
• die dem Aktionär zugeteilten Zugangsdaten zum passwortgeschützten InvestorPortal der Gesellschaft,
• die IP-Adresse, von der aus der Aktionär oder der Bevollmächtigte das passwortgeschützte InvestorPortal der Gesellschaft nutzt, weitere Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals der Gesellschaft technisch bedingt anfallen (Typ und Version des Webbrowsers, verwendetes Betriebssystem, übertragene Datenmenge, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs sowie der etwaigen Nutzung des InvestorPortals bis zum Ausloggen, insbesondere im Rahmen der Stimmabgabe oder von Wortmeldungen),
• die elektronische Ausübung des Stimmrechts sowie der Inhalt der per elektronischer Briefwahl abgegebenen Stimme,
• die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Verfolgung der vollständigen Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton,
• der Inhalt der im Wege der Videokommunikation gestellten Fragen und der Inhalt ihrer Beantwortung sowie der Inhalt der im Wege elektronischer Kommunikation eingereichten Stellungnahmen,
• die Ausübung des Rede- und Auskunftsrechts sowie die Stellung von Anträgen und Wahlvorschlägen im Wege der Videokommunikation (insbesondere Bild- und Ton-Daten) und die elektronische Möglichkeit zur Einlegung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung,
• Kommunikationsdaten des Aktionärs zur Prüfung der Funktionsfähigkeit der Videokommunikation (insbesondere IP-Adresse, ggf. Bild- und Ton- Daten),
• gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des von dem jeweiligen Aktionär Bevollmächtigten, die Vollmachtserteilung einschließlich eventueller Weisungen an ihn und dessen vom Letztintermediär verliehene eindeutige Kennung.

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Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung angegeben wurden oder bei der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung einschließlich der Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals anfallen, übermittelt die ihr Depot führende Bank oder der jeweilige Letztintermediär im Sinne von § 67c Abs. 3 Aktiengesetz ("AktG") deren personenbezogenen Daten an die AUTO1 Group SE. Die dem Aktionär zugeteilten Zugangsdaten zum passwortgeschützten InvestorPortal der Gesellschaft sowie die IP-Adresse, von der aus der Aktionär oder der Bevollmächtigte das passwortgeschützte InvestorPortal der Gesellschaft nutzt, werden der Gesellschaft von dem von ihr mit der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister mitgeteilt.

1. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
   Die AUTO1 Group SE verarbeitet die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, soweit dies zur Abwicklung der Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz- Grundverordnung ("DS-GVO") (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG.
   Die AUTO1 Group SE verarbeitet die IP-Adresse, von der aus der Aktionär oder der Bevollmächtigte das passwortgeschützte InvestorPortal der Gesellschaft nutzt, sowie weitere Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals der Gesellschaft technisch bedingt anfallen, außerdem, soweit dies zur Bereitstellung des passwortgeschützten InvestorPortals der Gesellschaft und der Gewährleistung der Sicherheit der hierfür eingesetzten IT-Infrastruktur erforderlich ist. Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS- GVO (Interessenabwägung). Das berechtigte Interesse der AUTO1 Group SE ist die Bereitstellung des passwortgeschützten InvestorPortals der Gesellschaft sowie die Gewährleistung der Sicherheit der hierfür eingesetzten IT-Infrastruktur.
   Außerdem speichert die AUTO1 Group SE personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
   Darüber hinaus speichert die AUTO1 Group SE personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ggf. weiter, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Interessenabwägung). Das berechtigte Interesse der AUTO1 Group SE ist die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
   Die AUTO1 Group SE speichert diese personenbezogenen Daten für die vorgenannten Zwecke nur so lange, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist.
   Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals der Gesellschaft technisch bedingt anfallen, werden maximal für einen Zeitraum von 7

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Tagen in sog. Log-Dateien gespeichert, es sei denn, dass ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff). Im Fall eines sicherheitsrelevanten Ereignisses werden Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsrelevanten Ereignisses gespeichert.

Im Übrigen beträgt die Speicherdauer für die vorgenannten Zwecke regelmäßig bis zu drei Jahre.

Ist ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Gesellschaft, speichert die AUTO1 Group SE dessen personenbezogene Daten auf der Grundlage von § 67e Abs. 2 Satz 1 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für höchstens zwölf Monate.

Eine längere Speicherung erfolgt gemäß § 67e Abs. 2 Satz 2 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur, solange dies für etwaige Rechtsverfahren zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In diesem Fall speichert die AUTO1 Group SE die Daten bis zur Beendigung des jeweiligen Rechtsverfahrens.

2.4. Empfänger personenbezogener Daten

Für die oben genannten Zwecke verarbeitet folgender Dienstleister die oben genannten Daten im Auftrag (als sog. Auftragsverarbeiter) für die AUTO1 Group SE:

Computershare Deutschland GmbH & Co. KG

Elsenheimerstraße 61

80687 München, Deutschland

Der Dienstleister erhält von der AUTO1 Group SE nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der AUTO1 Group SE.

Im Übrigen stellt die AUTO1 Group SE die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und ihren Bevollmächtigten sowie Dritten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung. Insbesondere trägt die AUTO1 Group SE Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, wenn sie in der virtuellen Hauptversammlung durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Offenlegung ihres Namens vertreten werden sollten, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß

• 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung ein. Diese Daten können alle elektronisch zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten während der virtuellen Hauptversammlung im passwortgeschützten InvestorPortal einsehen und sind für Aktionäre auch bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG einsehbar. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, von eingereichten Stellungnahmen sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen in Abschnitt III. 11. der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft am 6. Juni 2024 verwiesen.

Sofern Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten von ihrem Auskunftsrecht nach

• 131 Abs. 1 AktG Gebrauch machen oder sich in sonstiger Weise zu Wort melden, kann dies unter Nennung des Namens und ggf. des Wohnorts bzw. Sitzes des fragenden Aktionärs und/oder des Bevollmächtigten erfolgen. Auskunftsverlangen

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und sonstige Wortmeldungen können nur von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Eingereichte Stellungnahmen werden nach § 130a Abs. 3 AktG anderen Nutzern des passwortgeschützten InvestorPortals, wie in der Einberufung unter Abschnitt III. 11. beschrieben, zugänglich gemacht. Im Fall von Ergänzungsverlangen nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG werden diese wie in der Einladung unter Abschnitt III. 11. der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung näher erläutert, öffentlich zugänglich gemacht und in der virtuellen Hauptversammlung gegebenenfalls zur Abstimmung gestellt.

1. Keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
   Die AUTO1 Group SE übermittelt die im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer).
2. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
   Aktionäre und deren Bevollmächtigte sind im Zusammenhang mit der Hauptversammlung nicht dazu verpflichtet, der AUTO1 Group SE die oben genannten Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Daten sind auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Für die Ausübung von Aktionärsrechten in Bezug auf die Hauptversammlung ist die Angabe der personenbezogenen Daten jedoch zwingend erforderlich.
   Wenn Aktionäre und deren Bevollmächtigte die Daten nicht bereitstellen, kann die AUTO1 Group SE die Ausübung von Aktionärsrechten in Bezug auf die Hauptversammlung nicht ermöglichen.
3. Keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
   Die AUTO1 Group SE nimmt auf Grundlage der personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und Abs. 4 DS-GVO vor.
4. Verwendung von technisch erforderlichen Cookies für passwortgeschütztes InvestorPortal
   Um den Betrieb des passwortgeschützten InvestorPortals sicher zu gewährleisten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, werden technisch unbedingt erforderliche Cookies, insbesondere sogenannte Session-ID-Cookies, verwendet. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Endgerät der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten bei Nutzung des InvestorPortals abgelegt werden. Bei einem erneuten Aufruf des InvestorPortals mit demselben Endgerät kann das Cookie und die darin gespeicherten Informationen abgerufen werden. Auf die Nutzung der Cookies wird bei (erstmaligem) Aufruf des InvestorPortals hingewiesen. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können den Einsatz von Cookies über die Browsereinstellung generell unterbinden. Das vollständige Blockieren aller Cookies kann jedoch unter Umständen dazu führen, dass das passwortgeschützte InvestorPortal nicht genutzt werden kann.

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3. Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung

In Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten als betroffene Personen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
• Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Auf folgendes Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO sei besonders hingewiesen:

Recht auf Widerspruch aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben (Art. 21 Abs. 1 DS-GVO)

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben als betroffene Personen gemäß Art. 21Abs. 1 DS-GVOdas Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenenDaten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVOerfolgt (siehe Ziff.2.2.), Widerspruch einzulegen.

Im Fall eines Widerspruchs verarbeitet die AUTO1 Group SE die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, die AUTO1 Group SE kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheitender Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten als betroffene Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung vonRechtsansprüchen.

Zur Ausübung ihrer Rechte können sich betroffene Personen unter den oben genannten Kontaktinformationen an die AUTO1 Group SE oder deren Datenschutzbeauftragten wenden. Zudem haben Aktionäre und ihre Bevollmächtigten als betroffene Personen gemäß ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO). Dieses Beschwerderecht können betroffene Personen insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des (Bundes-) Landes einlegen, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder bei der Datenschutzaufsichtsbehörde für den nicht-öffentlichen Bereich des Bundeslandes Berlin (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), in dem die AUTO1 Group SE ihre Hauptverwaltung hat.

Nähere Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung und den Rechten betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der online erhältlichen Informationsbroschüre des Bundesbeauftragten für den Datenschutz unddie Informationsfreiheit (BfDI).

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