Vectron : Publication of Annual Report 2023

Konzernbericht

2023

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichten wir in diesem Geschäftsbericht überwiegend auf geschlechtsbezogene Formulierungen. Eine gewählte männliche Form steht stellvertretend für alle Geschlechter.

Inhaltsverzeichnis

Brief des Vorstands an die Aktionäre	4
Bericht des Aufsichtsrates der Vectron Systems AG	6
Unternehmen und Markt	12
Vectron	12
acardo	16
Gemeinsamer Ausblick	18
Produkte: Vectron	19
Kassensysteme, Software und Peripherie	19
Digitalgeschäft	21
Neue digitale Services	23
bonVito	23
posmatic	24
Ausblick	24
Zusammengefasster Lage- und Konzernlagebericht zum 31. Dezember 2023	26
IFRS-Konzernbschluss zum 31. Dezember 2023	60
Bilanz	64
Gesamtergebnisrechnung	66
Eigenkapitalveränderungsrechnung	67
Kapitalflussrechnung	68
Anhang	70
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers	141

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Brief des Vorstands an die Aktionäre

Sehr geehrte Mit-Aktionärinnen und -Aktionäre,

das Geschäftsjahr 2023 war für die Vectron Systems AG ein weiteres her- ausforderndes Jahr. In- und Auslandsgeschäft waren von internationalen Krisen, Energieknappheit, hoher Inflation und daraus resultierendem tief- greifenden Wandel geprägt. Kostendruck und Personalknappheit verstärken die Nachfrage nach digitalen Lösungen, die die Anwender entlasten und deren Arbeitsprozesse optimieren, um die Arbeitslast mit weniger und ggf. geringer geschultem Personal zu bewältigen. Letzteres korrespondiert mit unserem Strategiewechsel. Die bereits vor einigen Jahren getroffene Ent- scheidung, verstärkt auf wiederkehrende Einnahmen durch Software-as-a-Service-Angebote (Saas) zu setzen, hat sich inzwischen als richtig und äu- ßerst erfolgreich erwiesen. In 2023 hat Vectron schon knapp die Hälfte des Umsatzes mit wiederkehrenden Einnahmen erzielt. Wir arbeiten intensiv an der Fortsetzung dieser Entwicklung.

Dieser strategische Fokus in Verbindung mit unserem abgeschlossenen Kostensenkungsprogramm, schließlich auch die Akquisition von acardo, ha- ben entscheidend dazu beigetragen, dass wir inzwischen auf Monatsbasis wieder Gewinne schreiben.

Die per Januar 2023 vollzogene Übernahme der acardo group AG sowie der acardo activation GmbH, die während der Berichtsperiode verschmolzen wurden, erfolgte ebenfalls im Rahmen unserer Digitalstrategie. Sie redu- ziert unsere Abhängigkeit von Gastro-Segmenten und Bäckereien und bietet zusätzliche Wachstumschancen, unter anderem durch Marktsynergien: So wird es im Zusammenspiel mit dem Spezialisten für Couponing, der bisher in den Branchen Fast Moving Consumer Goods, Lebensmittelhandel, Droge- rien, Apotheken und Kino tätig war, möglich sein, Industrie- und Betreiber- Coupons auch in Vectrons angestammten Zielsegmenten zu platzieren, was unserer Unternehmensgruppe zusätzliche Alleinstellungsmerkmale ver- schafft.

Mit neuen Ordering-Diensten und der Einführung einer SoftPOS-Lösung ha- ben wir unser Portfolio in 2023 erweitert. Die SoftPOS-Lösung macht die Kasse ergänzende Kartenterminals für bargeldloses Bezahlen überflüssig und wird aktuell bereits in Österreich vertrieben.

Auch in 2024 folgen weitere innovative Digitalprodukte, die den Bedarf un- serer Zielgruppen bedienen, ferner der Launch von zwei neuen Kassen- systemen sowie die Übertragung von in Deutschland bereits erfolgreich angebotenen SaaS-Angeboten in weitere Ländermärkte. Eines der neuen Kassensysteme, Vectron POS Life, adressiert gezielt neue Zielgruppen und

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dient dazu, unsere Marktposition weiter auszubauen. Alle für die neuen Produkte und Dienste angebotenen Preismodelle unterstützen das Wachs- tum wiederkehrender Einnahmen.

Die sich in der Ergebnisentwicklung abzeichnenden Erfolge bestärken uns in der Entschlossenheit, die eingeschlagene Richtung konsequent weiter- zuverfolgen und so die Zukunft und Wertentwicklung des Unternehmens langfristig zu sichern.

Währenddessen behalten wir kontinuierlich neue Marktentwicklungen und sich ggf. daraus ergebende Herausforderungen und Wachstumschancen im Blick, um flexibel reagieren zu können und dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen erfolgreich wei- terzugehen.

Ihr Vectron-Vorstand

Thomas Stümmler	Dr. Ralf-Peter Simon	Christoph Thye
CEO	COO	CMO

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Bericht des Aufsichtsrates der Vectron Systems AG

Der Aufsichtsrat hat die ihm nach dem Gesetz und der Satzung obliegenden Aufgaben im Geschäftsjahr 2023 wahrgenommen. Der Aufsichtsrat wurde vom Vorstand in alle grundlegenden Unternehmensentscheidungen einge- bunden und stets zeitnah über aktuelle Entwicklungen informiert. Neben den turnusmäßigen Sitzungen berichtete der Vorstand zusätzlich zu The- men von besonderer Bedeutung schriftlich und mündlich.

Bestandteil der regelmäßigen Aufsichtsratssitzungen waren die Berichter- stattung über die aktuelle wirtschaftliche Lage, Vergleiche mit den jewei- ligen Planperioden sowie mit vorangegangenen Berichtsperioden, denen sich jeweils Ausblicke auf den Rest des laufenden Geschäftsjahres und da- rüber hinaus anschlossen. Somit lagen dem Aufsichtsrat jederzeit aktuelle Informationen vor. Rückfragen von Aufsichtsratsmitgliedern wurden auch außerhalb der regulären Sitzungen vom Vorstand u. a. in themenspezifi- schen zusätzlichen Board-Calls bzw. bei Bedarf auch individuell kurzfristig beantwortet.

Unter Berücksichtigung der gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorgaben hat der Aufsichtsrat zu den Beschlussvorschlägen des Vorstandes jeweils seine Entscheidungen abgegeben.

Im Geschäftsjahr 2023 haben vier ordentliche sowie drei außerordentliche Aufsichtsratssitzungen, an denen jeweils alle Aufsichtsratsmitglieder teilge- nommen haben, stattgefunden:

• In der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung am 15. Februar 2023, die per Videoschalte stattfand, erfolgte eine finale Aussprache und Be- schlussfassung über die Bestellung des Vorstandsvorsitzenden der per 1. Januar des Jahres zu 100 % erworbenen acardo group AG auch zum weiteren Vorstandsmitglied der Vectron Systems AG sowie über die Ge- staltung des Vorstandsanstellungsvertrags dort. Ebenfalls besprochen und beschlossen wurde die Ergänzung der Geschäftsordnung des Vectron Vorstands, die durch die Erweiterung des Vorstands notwendig wurde. Im Übrigen wurde der Vectron-Vorstand gebeten, die für die Vectron Systems AG geltenden Governance-Regelungen auch für acardo umzusetzen, was im weiteren Verlauf auch geschah. Weitere Themen betrafen u. a. den Stand der Jahresabschlussprüfung. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:
• • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), per Videoschalte,
  • Thorsten Behrens, (Stellvertretender Vorsitzender), per Videoschalte,
  • Jürgen Gallmann, per Videoschalte,
  • Andreas Prenner, per Videoschalte.

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• In der ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 28. März 2023 stellten die Abschlussprüfer (RSM) ausführlich die Schwerpunkte sowie den Stand ihrer Prüfungen dar, aus denen sich keine Erkenntnisse ergaben, die eine Einschränkungen des Testats bedingen würden. Da noch abschlie- ßende Prüfungshandlungen offen waren, wurde ein Folgetermin für den 26. April vereinbart, an dem die Testierung erfolgen soll. Der AR befasste sich weiterhin mit den variablen Vergütungsbestandteilen der Vorstände für das abgeschlossen Geschäftsjahr, die auf dem von RSM GmbH Wirt- schafsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft GmbH ("RSM GmbH") geprüften Zahlenwerk basieren, und fasste die entsprechenden Beschlüsse. Der Jahresabschluss wurde hinsichtlich Bilanz, Gewinn- und
  Verlust- sowie Kapitalflussrechnung detailliert vorgestellt und diskutiert.
  Für Vectron und acardo wurden die Geschäftsentwicklung in Q1 2023 so- wie erste Hochrechnungen für den weiteren Jahresverlauf vorgestellt, ferner die sich aus dem Integrationsprojekt nach der Akquisition von acardo ergebenden Empfehlungen des Vorstands zur Zusammenarbeit der beiden Unternehmen. Weitere Beschlussfassungen des Aufsichts- rats betrafen die finale Fassung des Vorstandsanstellungsvertrags von
  Christoph Thye, ferner die Zustimmung zur Selbstmandatierung der Vectron-Vorstände Thomas Stümmler und Dr. Ralf-Peter Simon in ihrer Eigenschaft als Vertreter der Hauptversammlung der acardo group AG zu Aufsichtsräten dieser Gesellschaft sowie die Entscheidung, die für den 13. Juni 2023 geplante Hauptversammlung der Vectron Systems AG in Form einer Präsenzveranstaltung durchzuführen. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:
• • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), persönlich
  • Thorsten Behrens, (Stellvertretender Vorsitzender), persönlich
  • Jürgen Gallmann, per Videoschalte,
  • Andreas Prenner, per Videoschalte.
• In der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung am 26. April 2023, die per
  Videoschalte stattfand, wurde der final vorliegende Jahresabschluss
  2022 vom Abschlussprüfer RSM GmbH vorgestellt. Dabei wurde erläu- tert, dass der Jahres- und der IFRS-Einzelabschluss der Vectron Systems AG unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittele. Der Lagebericht ste- he in Einklang mit dem Jahresabschluss bzw. dem IFRS-Einzelabschluss, vermittele insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft und stelle die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutref- fend dar. Als Ergebnis der Abschlussprüfung sei dem Jahres- sowie dem IFRS-Einzelabschluss der Vectron Systems AG für das Geschäftsjahr vom

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• 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 vom 28. April 2023 der uneinge- schränkte Bestätigungsvermerk erteilt worden. Vor diesem Hintergrund wurde der Jahresabschluss nach eingehender Prüfung vom Aufsichtsrat gebilligt und festgestellt, der Lagebericht genehmigt und auch der Be- richt des Aufsichtsrats beschlossen. Schließlich beschloss der Aufsichts- rat aufgrund des vorliegenden Angebots, der Hauptversammlung RSM auch für das laufende Geschäftsjahr 2023 als Abschlussprüfer zu emp- fehlen. Schließlich wurde auch die Einladung zur für den 13. Juni 2023 geplanten Hauptversammlung genehmigt. Weitere Themen der Sitzung umfassten die Vorstellung und Analyse der Q1-2023 Ergebnisse sowie die jeweilige Vorschau zum Jahresende von Vectron und acardo sowie kon- solidiert, schließlich auch die Empfehlung des Vorstands, die D&O-Ver- sicherung in ihrem Umfang für den nun erweiterten Vectron-Konzern zu ergänzen und den Versicherer zu wechseln. Mit Blick auf acardo wurden operative Herausforderungen und Lösungsbestandteile besprochen, die im Zusammenhang mit der Umstellung wesentlicher Geschäftsprozesse entstanden bzw. erforderlich wurden. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:

  • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), per Videoschalte,
  • Thorsten Behrens, (Stellvertretender Vorsitzender), per Videoschalte,
  • Jürgen Gallmann, per Videoschalte,
  • Andreas Prenner, per Videoschalte.
• Die ordentliche Aufsichtsratssitzung am 13. Juni 2023, die im Anschluss an die Hauptversammlung stattfand, begann mit einem Rückblick auf die Hauptversammlung und die Beiträge der Aktionäre zu verschiedenen Themen. Ausführlich diskutiert wurden die Ergebnisse der Einzelgesell- schaften und des Konzerns per April 2023, die ein Halbjahresergebnis im Rahmen der Guidance zu bestätigen schienen. Ein Schwerpunktthema waren erneut die mit der Prozessumstellung bei acardo verbundenen operativen Herausforderungen, die eine Intensivierung der Projektar- beit u. a. durch Hinzuziehen zusätzlicher externer Kompetenz erforder- lich machten. Erste Erfahrungen des Vorstands aus den neu aufgesetzten Lead-Management-Initiativen wurden dem Aufsichtsrat vorgestellt. Wei- tere Themen betrafen die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit mit dem Zahlungsabwickler Epay/transact, ein Update zur Erweiterung der D&O-Versicherung sowie ein vom Vorstand angekündigter Review des insgesamt bestehenden Versicherungsschutzes der Konzerngesellschaf- ten, wozu es seitens des Aufsichtsrats keine Einwände gab. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:
• • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), persönlich,
  • Thorsten Behrens, (Stellvertretender Vorsitzender), persönlich,
  • Jürgen Gallmann, persönlich,
  • Andreas Prenner, persönlich.

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• In der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung am 3. August 2023, die per Videoschalte stattfand, befasste sich der Aufsichtsrat mit der Empfehlung des Vorstands, für die Ansprache geeigneter strategischer Partner ein auf diese Themen spezialisiertes, global tätiges M&A Beratungsunterneh- men, Stephens Europe Limited, zu beauftragen. Nach ausführlicher Dis- kussion der vom Vorstand vorgestellten Entscheidungsvorlage fasste der Aufsichtsrat den entsprechenden Zustimmungsbeschluss. Der stellver- tretende Aufsichtsratsvorsitzende, Thorsten Behrens, kündigte aufgrund seiner Tätigkeit als Geschäftsführer von Stephens Europe Limited sowie zur Vermeidung potenzieller Interessenskonflikte - auch Spekulationen Dritter diesbezüglich - seine Amtsniederlegung an. Diese erfolgte später am 11. August 2023 mit Wirkung zum 11. September 2023. Am 11. August 2023 erfolgte auch die formale Mandatierung von Stephens Europe Limi- ted durch den Vorstand. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:
• • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), per Videoschalte,
  • Thorsten Behrens, (Stellvertretender Vorsitzender), per Videoschalte,
  • Jürgen Gallmann, per Videoschalte,
  • Andreas Prenner, per Videoschalte.
• In der ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 14. September 2023 wurde der vom Vorstand vorgestellte Halbjahresbericht (Einzelgesellschaften sowie Konzern) ausführlich diskutiert. Darauf aufbauend, ergänzt um die Ergebnisse aus dem Monatsabschluss Juli 2023, wurde der Ausblick auf Ergebnisse des Gesamtjahres vom Vorstand vorgestellt. Trotz der bis dato leicht über den Planungen liegenden Ergebnisentwicklung sah der Vorstand für die verbleibenden Monate des Geschäftsjahres noch erhebliche Unsicherheiten, so dass eine Anpassung der zuletzt im Rah- men der Hauptversammlung bestätigten Guidance nicht angezeigt sei. Des Weiteren wurde der Aufsichtsrat über die Planung der Arbeiten zum Jahresabschluss 2023 informiert, ferner über die weiter intensivierten Maßnahmen zum Lead-Management, die vor allem der systematischen Steigerung der wiederkehrenden Umsätze dienten, schließlich über den Stand der Erweiterung der D&O-Versicherung. Aufsichtsrat und Vorstand haben die bereits angekündigte Niederlegung des Aufsichtsratsmandats von Thorsten Behrens per 11. September 2023 zu Kenntnis genommen. Der Aufsichtsrat wählte daraufhin Andreas Prenner zum neuen stellver- tretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats. Mit drei Mitgliedern sei der Aufsichtsrat gemäß Gesetz und Satzung weiterhin voll handlungs- und beschlussfähig, weshalb von einer Nachbesetzung vor der nächsten
  Hauptversammlung abgesehen wurde. Eine ad-hoc-Meldepflicht der Ver- änderung des Aufsichtsrats besteht nach anwaltlicher Prüfung nicht. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:
• • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), persönlich,

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• • Andreas Prenner (Stellvertretender Vorsitzender), persönlich,
  • Jürgen Gallmann, persönlich.
• In der abschließenden ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 12. Dezem- ber 2023 wurden die Quartalsergebnisse per Oktober 2023, die aktuel- le Geschäftslage, die Entwicklung der einzelnen Geschäftsfelder sowie die voranschreitende Umstellung der acardo-Geschäftsprozesse erörtert und intensiv diskutiert. Der Vorstand stellte seine Vorschau auf die zu erwartenden Ergebnisse des gesamten Geschäftsjahres vor (Einzelge- sellschaften und Konzern) und bat den Aufsichtsrat um Zustimmung zu der empfohlenen anteiligen Gewährung (50 %) der Inflationsausgleich- sprämie an die Vectron-Belegschaft, die mit dem Dezember-Gehalt zu zahlen sei. Nach ausführlicher Analyse der Ergebnis- und Liquiditätswir- kungen stimmte der Aufsichtsrat dieser Maßnahme, die sich mit rund EUR 200.000 im Vectron-Ergebnis niederschlägt, zu. Der Vorstand bestä- tigte, dass das konsolidierte Ergebnis per 31. Dezember 2023 mit hoher Wahrscheinlichkeit im Rahmen der Guidance liegen würde. Aufgrund eines hohen Krankenstands und anderer priorisierter Themen, insbe- sondere aufgrund umfangreicher Vorbereitungen zur Abschlussprüfung, stellte der Vorstand in dieser Sitzung nur eine Rumpfplanung bestehend aus Absatz-, Umsatz- und DB-1 sowie der dieser Planung zugrundliegen- den Annahmen für das Geschäftsjahr 2023 vor, und kündigte eine voll- ständige Planungspräsentation für Januar 2024 an. Weitere Themen um- fassten den Stand der bereits begonnenen Arbeiten zum Jahresabschluss sowie die weitere Planung einzelner Schritte bis zur Vorlage des Ge- schäftsberichts und des angestrebten Testats seitens der Abschlussprü- fer, schließlich auch ein neuerliches Update zu strategischen Projekten sowie zum Abschluss der erweiterten D&O- sowie Cyber-Versicherungen. Schließlich dankte der Aufsichtsrat dem Vorstand und der Belegschaft für den vollzogenen Turn-around seit Abschluss des Verlustgeschäfts- jahres 2022 sowie für die sich zeigenden Ergebnisbeiträge aus attraktiven digitalen Diensten und wiederkehrenden Umsätzen. An dieser Sitzung des Aufsichtsrats nahmen wie folgt teil:
• • Prof. Dr. Dr. Claudius Schikora (Vorsitzender), persönlich,
  • Andreas Prenner (Stellvertretender Vorsitzender), persönlich,
  • Jürgen Gallmann, per Videoschalte.

Vorstand und Aufsichtsrat haben eine Entsprechungserklärung nach § 161 AktG abgegeben. Diese ist auf der Website der Gesellschaft allgemein zu- gänglich. Die Vectron Systems AG erklärt darin, den Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner aktuellen Fassung mit den aufgeführten Aus- nahmen zu befolgen. Die Ausnahmen werden aufgrund von unternehmens- spezifischen Gegebenheiten als sinnvoll erachtet. Aufgrund der geringen Mitgliederanzahl des Aufsichtsrates (vier, seit September drei Personen) wurde auf die Bildung von Ausschüssen verzichtet.

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