InTiCa : 2024 Hauptversammlung Erläuterung der Aktionärsrechte

Ordentliche Hauptversammlung

der

InTiCa Systems SE

Passau

am

Mittwoch, den 24. Juli 2024,

um 11:00 Uhr (MESZ)

Erläuterungen der Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 126 Abs. 1 AktG, § 127 AktG, § 130a Abs. 1 bis 4 AktG, § 130a Abs. 5 und 6 AktG, § 131 Abs. 1 AktG sowie § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 AktG

Die Einberufung der Hauptversammlung der InTiCa Systems SE am 24. Juli 2024 enthält be- reits Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 126 Abs. 1 AktG, § 127 AktG, § 130a Abs. 1 bis 4 AktG, § 130a Abs. 5 und 6 AktG, § 131 Abs. 1 AktG sowie § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 AktG. Die nachfolgenden Angaben dienen einer weiteren Erläuterung dieser Rechte.

1. Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital (letzteres entspricht 500.000 Aktien der InTiCa Systems SE) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tages- ordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.

Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand der InTiCa Systems SE zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Sonntag, 23. Juni 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), unter der nachstehenden Adresse zu- gegangen sein:

InTiCa Systems SE

- Vorstand -

Spitalhofstraße 94

94032 Passau

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Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens bei der Gesellschaft auf dem gleichen Wege wie die Einberufung zur Hauptver- sammlung bekanntgemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlungzu- gänglich gemacht.

1. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichts- rat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung stellen. Gegenanträge müssen begründet werden. Daneben haben Aktionäre die Möglichkeit, Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern der Gesellschaft zu machen. Wahlvorschläge müssen nicht begrün- det werden. Gegenanträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

InTiCa Systems SE

- Vorstand -

Spitalhofstraße 94

94032 Passau

Telefax: 0851/9 66 92 15

E-Mail:[e-mail]

Die Gesellschaft wird alle Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Dienstag, 9. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), unter einer der genannten Kontaktmöglichkeiten zugehen und die die Vo- raussetzungen des § 126 Abs. 1 AktG oder des § 127 AktG erfüllen, einschließlich des Namens des Aktionärs sowie gegebenenfalls der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlungveröffentlichen. Dort werden auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung veröffentlicht.

Die Aktionäre werden gebeten, mit der Stellung eines Gegenantrags oder Wahlvorschlags zu- gleich auch ihre Aktionärslegitimation (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburts- datum und Anschrift des Aktionärs) nachzuweisen.

Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen gemäß § 126 Abs. 2 Satz 1 Nrn. 1 bis 7 AktG nicht zugänglich gemacht zu werden,

• soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde,
• wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptver- sammlung führen würde,
• wenn die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält,
• wenn ein auf denselben Sachverhalt gestützter Gegenantrag des Aktionärs bereits zu einer Hauptversammlung der Gesellschaft nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist,

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• wenn derselbe Gegenantrag des Aktionärs mit wesentlich gleicher Begründung in den letz- ten fünf Jahren bereits zu mindestens zwei Hauptversammlungen der Gesellschaft nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist und in der Hauptversammlung weniger als der zwanzigste Teil des vertretenen Grundkapitals für ihn gestimmt hat,
• wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird, oder
• wenn der Aktionär in den letzten zwei Jahren in zwei Hauptversammlungen einen von ihm mitgeteilten Gegenantrag nicht gestellt hat oder nicht hat stellen lassen.

Die Begründung braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Der Vorstand behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge stellen.

Für die Zugänglichmachung des Vorschlags eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitglie- dern oder von Abschlussprüfern gelten die soeben dargestellten Regelungen sinngemäß. Außer in den oben genannten Fällen des § 126 Abs. 2 AktG braucht ein Wahlvorschlag außerdem dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 und

• 125 Abs. 1 Satz 5 AktG enthält, mithin, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeüb- ten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthält oder wenn einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind. Angaben zur Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Person in ver- gleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sollen, müs- sen aber nicht beigefügt werden.

Da die Hauptversammlung am 24. Juli 2024 als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt wird, gelten Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung und Nachweis der Berechtigung auf den in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Sofern der Ak- tionär, der den Antrag gestellt oder den Wahlvorschlag unterbreitet hat, nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist und nicht ordnungsgemäß seine Berechtigung nachge- wiesen hat, muss der Antrag oder der Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung elektronisch zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts (vgl. nachfolgende Ziffer IV.) zu stellen.

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1. Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6, 130a Abs. 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung bis spätes- tens Donnerstag, 18. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal der Gesell- schaft unter der Internetadresse https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptver-sammlunggemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen.

Stellungnahmen sind in Textform als PDF-Datei in deutscher Sprache einzureichen und dürfen einen Umfang von 5.000 Zeichen nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Ak- tionär oder sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im Aktionärsportal zugänglich gemacht wird.

Die eingereichten Stellungnahmen werden allen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens Freitag, 19. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), im Aktionärsportal der Gesellschaft zugänglich ge- macht.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversamm- lung im Rahmen der eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt. Das Stellen von Anträgen oder Wahlvorschlägen (vgl. vorstehende Ziffer II.), die Ausübung des Auskunftsrechts (vgl. nachfolgende Ziffer V.) sowie die Einlegung von Wi- dersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (vgl. nachfolgende Ziffer VI.) sind aus- schließlich auf den in der Einladung zur Hauptversammlung und in diesen Erläuterungen je- weils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

IV. Rederecht gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG

In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht nach

• 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Anträge und Wahlvorschläge im Wege der Videokommunika- tion zu stellen (vgl. vorstehende Ziffer II.), sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 Abs. 1 AktG (vgl. unter nachfolgender Ziffer V.).

Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versamm- lungsleiter über das Aktionärsportal unter der Internetadresse https://intica-systems.com/de/in- vestor-relations/hauptversammlunganzumelden. Ab dem Beginn der Hauptversammlung wird im Aktionärsportal ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre oder ihre Be- vollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Der Versammlungsleiter wird das Verfah- ren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische

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Mindestvoraussetzung für eine Zuschaltung in Bild und Ton sind daher ein internetfähiges Ge- rät mit einem auf aktuellem Stand gehaltenen Browser und Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die technischen Hinweise am Ende der Einladung zur Hauptversammlung.

1. Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG

In der Hauptversammlung können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevoll- mächtigten gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbun- denen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss ein- bezogenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das vorgenannte Aus- kunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Vi- deokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts wie unter vorstehender Zif- fer IV. beschrieben, ausgeübt werden darf. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptver- sammlung vorgesehen.

VI. Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete und zu der Hauptversammlung elektronisch zugeschaltete Akti- onäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommuni- kation gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Die Einlegung eines Widerspruchs ist ausschließlich über das Aktionärsportal unter der Internetadresse https://intica-systems.com/de/investor-relati-ons/hauptversammlungab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprü- chen ist ausgeschlossen. Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesell- schaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen ent- gegennehmen.

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