Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Bericht des Aufsichtsrates

Liebe Aktionärin, lieber Aktionär,

schon in wenigen Wochen wird die EQS Group AG nicht mehr im Scale-Segment der Deutschen Börse vertreten sein. So schade dies für uns Börsen-Enthusiasten auch ist, zeigt es einmal mehr, dass der deutsche und europä- ische Kapitalmarkt nicht in der Lage ist, kleinere und mittlere Wachstumsfirmen wie die EQS Group AG durch alle Unternehmensphasen adäquat zu begleiten. Es fehlt am Willen der Politik, Investitionen in Aktien und Unterneh- men zu begünstigen. Damit einher geht die stetige Abnahme an börsengelisteten Gesellschaften auf nunmehr nur noch 384 Emittenten im regulierten Markt zum 01. März 2024. Private Equity-Firmen, vor allem aus USA, nutzen dies zu ihrem Vorteil und ermöglichen das weitere Wachstum durch Bereitstellung von Kapital zu angemessenen Konditionen.

So hat sich auch die EQS Group AG entschieden, das weitere Wachstum ohne Präsenz an einer Börse, mithilfe des Private Equity-Investors Thoma Bravo zu realisieren. Wie Sie sich vorstellen können, ist dem Vorstand diese Ent- scheidung als Pionier für Online Investor Relations in Deutschland und einem starken Bezug zum Aktienmarkt nicht leicht gefallen und der Vorstand und der Aufsichtsrat haben sich im Jahr 2023 damit intensiv beschäftigt.

Darüber hinaus hat sich der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 ausführlich mit der Lage und Entwicklung des EQS Group AG befasst und die Arbeit des Vorstands auf Grundlage deren umfangreichen Berichte überwacht, eng begleitet und in wichtigen Fragen beraten. Die Unterrichtung erfolgte sowohl schriftlich als auch mündlich. Dar- über hinaus fand ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen dem Aufsichtsratsvorsitzenden und dem CEO statt. Der Prüfungsausschuss stand zudem in engem Kontakt mit dem CFO. Dementsprechend war der Auf- sichtsrat über die Unternehmensziele und die damit verbundene geplante Geschäftsstrategie, der operativen Un- ternehmensplanung, die Investitionsvorhaben einschließlich M&A-Transaktionen, die Finanzierung mit Eigen- und Fremdkapital, der Suche nach einem langfristigen Investitionspartner, die Entwicklung des laufenden Ge- schäfts, die Rentabilität und Finanzsituation, sowie die Lage der EQS Group AG stets informiert.

Die Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Vorstand verlief konstruktiv und war stets von offenen und ver- trauensvollen Diskussionen geprägt. Ausführlich wurden Chancen und Risiken in den Geschäftsfeldern erörtert, die Unternehmensplanung detailliert dargestellt sowie Umsatz, Ergebnis und Liquidität, anhand von Quartalsbe- richten und zusätzlichen monatlichen Berichten des Vorstands mit der Planung abgeglichen und Abweichungen hiervon hinterfragt. Der Aufsichtsrat informierte sich weiterhin regelmäßig über das Risikomanagement, den Fortgang von Produktentwicklungen und über die Ausgestaltung und Umsetzung des Hinweisgeberschutzgeset- zes in allen Ländern der Europäischen Union.

Der Aufsichtsrat war in alle wichtigen Entscheidungen eingebunden. Soweit für Entscheidungen oder Maßnah- men des Vorstands aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, Satzung oder Geschäftsordnung eine Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich war, prüften die Mitglieder des Aufsichtsrats die Beschlussvorlagen in den Sitzungen und stimmten darüber ab.

Wechsel im Aufsichtsrat

Rony Vogel ist aus dem Aufsichtsrat ausgeschieden. Er gehörte dem Gremium seit der Gründung der AG im Jahr 2000 an. Insbesondere mit seiner Expertise für neue Geschäftsmodelle und dem Aufbau von Wachstumsunter- nehmen hat er die EQS Group AG hervorragend unterstützt. Im Namen des Aufsichtsrats und des Vorstands sagen wir an dieser Stelle herzlichen Dank für die vertrauensvolle Zusammenarbeit in all den Jahren.

Neu in den Aufsichtsrat gewählt wurde Stephan Ritter. Er arbeitete in den letzten 24 Jahren in leitenden Positi- onen für General Electric und Arcadis. Aufgrund seiner Management-Tätigkeit in großen Organisationen kann er die EQS Group AG beim Wachstum in eine neue Größenklasse unterstützen.

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Catharina van Delden wurde nach ihrer ersten Amtszeit erneut in den Aufsichtsrat gewählt. Sie ist SaaS-Unter- nehmerin aus München und eine ausgewiesene Expertin für Innovationsmanagement und verfügt zudem über ein großes Netzwerk in der Tech-Community, unter anderem auch durch ihr langjähriges Engagement im Präsidium des Branchenverbands BITKOM, dem sie bis 2021 angehörte.

Ebenfalls erneut in den Aufsichtsrat gewählt wurde Laurenz Nienaber. Er ist Geschäftsführer der LMN Capital GmbH. Als Wirtschaftsinformatiker und Kapitalmarktexperte verfügt er über umfassendes Wissen zur Arbeit von börsennotierten Technologieunternehmen.

Den Aufsichtsrat der EQS Group AG bilden damit der Vorsitzende Robert Wirth, sein Stellvertreter Laurenz Nienaber, die Prüfungsausschussvorsitzende Prof. Kerstin Lopatta, Catharina van Delden sowie Stephan Ritter.

Robert Wirth

Laurenz Nienaber

Prof. Kerstin Lopatta Catharina van Delden Stephan Ritter

Arbeit des Aufsichtsrats

Im Geschäftsjahr 2023 fanden insgesamt zehn Aufsichtsratssitzungen statt. Der Aufsichtsrat war bei allen Sit- zungen vollständig vertreten. Die Mitglieder des Vorstands nahmen grundsätzlich an den Aufsichtsratssitzungen teil, wobei themenbezogen nicht immer alle Mitglieder des Vorstands anwesend waren. Beratungen des Auf- sichtsrats fanden zudem auch ohne den Vorstand statt. Über die Sitzungen hinaus gab es Beschlussfassungen zu aktuellen Themen, die im schriftlichen Umlaufverfahren getroffen wurden. Der Aufsichtsrat hat mit dem Prü- fungsausschuss und dem Vergütungsausschuss zwei Ausschüsse gebildet, die nach der Hauptversammlung am 30.06.2023 neu besetzt wurden. Dem Prüfungsausschuss gehören Prof. Kerstin Lopatta als Vorsitzende und Lau- renz Nienaber an. Laurenz Nienaber übernahm den Vorsitz des Vergütungsausschusses, dem auch Stephan Ritter als sein Stellvertreter und Robert Wirth angehört.

Sitzungen und Schwerpunkte des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat beschäftigte sich in seinen einzelnen Sitzungen schwerpunktmäßig mit folgenden Themen:

In einer Sitzung im Januar beschäftige sich der Aufsichtsrat mit der vorgelegten Planung für das Geschäftsjahr 2023 und genehmigte diese.

In einer Sitzung im Februar stimmte der Aufsichtsrat einer geänderten Planung für das Geschäftsjahr 2023 zu. Diese war notwendig geworden, da aufgrund der Verschiebung der Gesetze zum Hinweisgeberschutzgesetz Um- satz und EBITDA im vierten Quartal 2022 unter Plan waren und die Ziele für 2023 auf einer zügigeren Verabschie- dung des deutschen Gesetzes basierten. Aufgrund der Gesetzesverschiebung wurden umfassende Sparmaßnah- men diskutiert und eingeleitet und ein intensiver Dialog mit den Konsortialbanken empfohlen.

In einer weiteren Sitzung im März befasste sich der Aufsichtsrat mit dem Jahresabschluss, stellte diesen fest und billigte den Konzernabschluss 2022 samt Lageberichte. Weiterhin beriet der Aufsichtsrat zur Geschäftsentwick- lung im ersten Quartal, zur Entwicklung der Kosteneinsparungen, zu Kandidaten für den Aufsichtsrat, zum Ge- schäft in Russland und zu den Verhandlungen mit dem Bankenkonsortium hinsichtlich der Kreditvereinbarungen.

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In einer Sitzung des Aufsichtsrats im Mai genehmigte der Aufsichtsrat die Tagesordnung der ordentlichen Haupt- versammlung und den Wahlvorschlag von Stephan Ritter für den Aufsichtsrat. Weiterhin diskutierte der Auf- sichtsrat die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer BDO und über die Plausibilität einer Honorar-Nachfor- derung aufgrund geleisteter Mehrarbeit durch die Prüfer.

In einer weiteren Sitzung im Mai beschäftigte sich der Aufsichtsrat mit dem aktuellen Geschäftsverlauf und den Auswirkungen der späten Umsetzungen der Gesetze zum Hinweisgeberschutz in der EU. Der Aufsichtsrat nahm die Evaluierung und den Beschluss des Vorstands zur Aufnahme von Gesprächen mit Private Equity-Firmen zur Kenntnis.

In einer Sitzung im Anschluss an die Hauptversammlung wurde der Stellvertretende Aufsichtsratsvorsitzende Laurenz Nienaber im Amt bestätigt. Ebenfalls bestätigt wurden die Mitglieder des Prüfungsausschusses, Prof. Kerstin Lopatta als Vorsitzende und Laurenz Nienaber als ihr Stellvertreter. Zu einer Neubesetzung kam es im Vergütungsausschuss. Laurenz Nienaber übernahm wiederum den Vorsitz. Stephan Ritter wurde neu als sein Stellvertreter gewählt. Robert Wirth wurde zum Mitglied im Vergütungsausschuss gewählt. Weiterhin informierte sich der Aufsichtsrat über den Stand der Gesetzgebung zum Hinweisgeberschutz und aktuelle Umsatzentwick- lungen in den einzelnen europäischen Ländern.

Mit schriftlichem Beschluss stimmte der Aufsichtsrat im Juli dem Vorstandsbeschluss zu, Goldman Sachs Bank Europe SE als Berater für einen möglichen Einstieg eines Investors bei der EQS Group AG zu beauftragen.

In einer Sitzung im September informierte sich der Aufsichtsrat detailliert über die Gesetzgebung zum Hinweis- geberschutz in den europäischen Mitgliedsländern und den bisherigen Verkaufserfolgen, Marketingmaßnahmen, Partnergeschäft und aktuelle Einschätzung des Umsatz-Potenzials. Weitere Themen waren die Entwicklungen zur Investoren-Partnersuche mit der Abwägung von Vor- und Nachteilen sowie Risiken für die Gesellschaft und deren Mitarbeitenden, dem Risikomanagement, der Übergabe der Abschlussprüfung von BDO zu Baker Tilly und eine Produktpräsentation im Bereich Compliance.

In einer Sitzung im November diskutierte der Aufsichtsrat ausführlich den aktuellen Stand der Investorenverein- barung mit Thoma Bravo, beleuchtete abermals die Vor- und Nachteile der Transaktion und informierte sich prä- zise über den weiteren Ablauf der Durchführung einer möglichen Transaktion.

In einer gemeinsamen Sitzung von Vorstand und Aufsichtsrat am 16. November 2023 stimmte der Aufsichtsrat dem Beschluss des Vorstands zum Abschluss einer Investorenvereinbarung mit Thoma Bravo zu. Weiterhin er- teilte der Aufsichtsrat seine Zustimmung für eine vorgesehene Kapitalerhöhung von Thoma Bravo, die Teil der Investorenvereinbarung wurde.

In einer gemeinsamen Sitzung im Dezember diskutierte der Aufsichtsrat den Entwurf zur gemeinsam begründe- ten Stellungnahme von Vorstand und Aufsichtsrat zum Übernahmeangebot von Thoma Bravo und stimmte dem Entwurf zu.

Mit schriftlichem Beschluss stimmte der Aufsichtsrat am 12. Dezember 2023 der gemeinsam begründeten Stel- lungnahme von Vorstand und Aufsichtsrat zum Übernahmeangebot von Thoma Bravo zu.

Jahres- und Konzernabschlussprüfung

Die Hauptversammlung vom 30. Juni 2023 hat die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Düsseldorf, Zweigniederlassung München zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 bestellt. Diese hat den Jahresabschluss der EQS Group AG zum 31. Dezember 2023 sowie den Konzernabschluss nach IFRS zum 31. Dezember 2023 samt zusammengefassten Lagebericht zum 31. Dezember 2023 geprüft und jeweils mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen.

Jahresabschluss, Konzernabschluss und zusammengefasster Lagebericht sowie die Prüfungsberichte des Ab- schlussprüfers lagen allen Mitgliedern des Aufsichtsrates vor. Die Unterlagen wurden im Prüfungsausschuss und in der Bilanzsitzung mit dem Vorstand und dem gesamten Aufsichtsrat besprochen. An der Bilanzsitzung nahm

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der Abschlussprüfer teil, erläuterte die Prüfungsgrundsätze, berichtete ausführlich über die Prüfung und wesent- liche Prüfungsergebnisse und ging auf die Prüfungsberichte ein. Alle Fragen der Aufsichtsratsmitglieder wurden beantwortet.

Der Aufsichtsrat hat unter Berücksichtigung der Prüfungsberichte des Abschlussprüfers den Jahresabschluss der EQS Group AG zum 31. Dezember 2023 sowie den Konzernabschluss nach IFRS zum 31. Dezember 2023 samt zusammengefassten Lagebericht zum 31. Dezember 2023 geprüft und jeweils mit einem uneingeschränkten Be- stätigungsvermerk versehen. Der Aufsichtsrat hat sich dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer an- geschlossen und festgestellt, dass keine Einwendungen zu erheben sind. Der Aufsichtsrat hat den Jahresab- schluss und den Konzernabschluss zum 31. Dezember 2023 der EQS Group AG auf der Bilanzsitzung vom 27. März 2024 gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss zum 31. Dezember 2023 im Sinne von § 172 AktG festgestellt. Dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns der EQS Group AG, der keine Dividende vorsieht, schließt sich der Aufsichtsrat an.

Der Aufsichtsrat hat sich auch im Geschäftsjahr 2023 fortwährend mit den Grundsätzen guter Unternehmensfüh- rung und neuen Regularien auseinandergesetzt. Dazu gehörte auch ein Nachhaltigkeits-Workshop unter Leitung von Prof. Kerstin Lopatta, der nicht nur allgemeine Nachhaltigkeits-Aspekte beleuchtete, sondern ganz detailliert auf Fragestellungen zur praktischen Umsetzung für Unternehmen einging. Die EQS Group AG entspricht den Emp- fehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex gemäß der im Juni 2022 im Bun- desanzeiger veröffentlichten Fassung des Kodex mit Ausnahme der in der Entsprechenserklärung aufgeführten und begründeten Abweichungen.

Der Aufsichtsrat dankt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihren hohen persönlichen Einsatz und ihre her- vorragende Arbeit. Zugleich spricht der Aufsichtsrat dem Vorstand und dem gesamten Management seine Aner- kennung und hohe Wertschätzung für ihre ausgezeichneten Leistungen aus.

München, 28. März 2024

Robert Wirth

Vorsitzender des Aufsichtsrats

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