Branicks : Datenschutzhinweise

Ordentliche Hauptversammlung am 22. August 2024

Informationen für Aktionäre der BRANICKS Group AG zum Datenschutz

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie als Aktionär über die Verarbeitung Ihrer per- sonenbezogenen Daten durch die BRANICKS Group AG, Neue Mainzer Straße 32- 36, 60311 Frankfurt am Main, (im Folgenden auch "Wir" oder "BRANICKS") und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die BRANICKS Group AG, Neue Mainzer Straße 32-36, 60311 Frankfurt am Main, Telefon: [phone],E-Mail:[e-mail].

Datenschutzbeauftragter der BRANICKS Group AG ist Dr. Christian Borchers, da- tenschutz süd GmbH, Betreff: "BRANICKS Group AG", Wörthstraße 15, 97082 Würzburg, Tel.: + 49 931 30 49 76-0,E-Mail: [e-mail].

2. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Daten-schutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die BRANICKS Group AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehört die Führung des Aktienre- gisters, die Kommunikation mit den Aktionären und die Abwicklung von virtuellen Hauptversammlungen. Im Einzelnen:

Aktien der BRANICKS Group AG sind auf den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Bei derartigen Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Vornamens, Geburtsdatums und einer Anschrift sowie ei- ner elektronischen Adresse (z.B. E-Mail-Adresse) des Aktionärs sowie der Stück- zahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Falls Sie nicht mit der Bereitstellung dieser Daten einverstanden sind, können Sie nicht in das Aktienregister eingetragen werden und Ihre Rechte als Aktionär nicht wahrnehmen.

Die bei Erwerb, Verwahrung oder Veräußerung Ihrer BRANICKS-Aktien mitwir- kenden Kreditinstitute leiten diese sowie weitere, für die Führung des Aktienre- gisters relevante Angaben (z.B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einrei- chende Bank) regelmäßig an das Aktienregister weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Ab- wicklung von Wertpapiergeschäften sowie die Verwahrung der Aktien für Inter- mediäre (z.B. Kreditinstitute) übernimmt.

Im Zusammenhang mit der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung ver- arbeitet die BRANICKS Group AG Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme (durch Zuschaltung zur Hauptversamm- lung) der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmebe- rechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rah- men der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Be- reitstellung der betreffenden Daten ist die Ausübung von Stimmrechten und an- derer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich. Dies umfasst die folgen- den Verarbeitungsvorgänge:

Die BRANICKS Group AG verarbeitet im Rahmen der Anmeldung eines Aktio- närs für die Hauptversammlung die erforderlichen im Aktienregister gespeicher- ten sowie die vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung sowie Besitzart). Sofern von einem Aktionär gewünscht, verarbeitet die BRANICKS Group AG die von dem jeweiligen Aktionär im InvestorPortal hinterlegte E-Mail-Adresse, um Einladungen zu Hauptversammlungen und weitere relevante Informationen an die E-Mail-Adresse zu versenden.

Soweit die Ausübung von Rechten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeiten wir die in der Vollmachtsertei- lung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse und E-Mail-Adresse des Bevollmächtig- ten. Im Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen von BRA- NICKS benannten Stimmrechtsvertreter werden zudem die erteilten Weisungen verarbeitet und die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft drei Jahre nach- prüfbar festgehalten.

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In der virtuellen Hauptversammlung wird im Fall der Vertretung von Stimmrech- ten durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Vor- und Nachname sowie Wohnort des vertretenen Aktionärs und seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitz- art.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die BRANICKS Group AG diese Gegenstände unter Angabe des Na- mens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtli- chen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die BRANICKS Group AG Ge- genanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Na- mens des Aktionärs auf der Internetseite der BRANICKS Group AG zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126, 127 AktG). Vorab eingereichte Stellungnahmen von Aktionären werden gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften im InvestorPortal zu- gänglich gemacht.

Wenn Sie während der Hauptversammlung das Rede- und Auskunftsrechts im Wege der Videokommunikation und andere Aktionärsrechte ausüben, insbeson- dere elektronisch Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklä- ren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Adresse und E-Mail- Adresse und Ihre Aktionärsnummer sowie Ihre Zugangsdaten, um die Ausübung ihrer Rechte oder Ihren Widerspruch bearbeiten zu können.

Über die Verarbeitung im Rahmen der Führung des Aktienregisters und der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung hinaus werden Ihre personenbe- zogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steu- errechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die vorstehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die jeweils relevante Vorschrift des Aktiengesetzes (insbesondere § 67e AktG und §§ 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeitet die BRANICKS Group AG Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen der BRANICKS Group AG oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bei Kapitalerhöhungen

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einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Rechts- vorschriften der betreffenden Länder nicht zu verletzen. Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung von internen Statistiken (z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen oder für Übersich- ten der größten Aktionäre) oder zur Verteidigung von rechtlichen Streitigkeiten. Die BRANICKS Group AG verarbeitet zudem die E-Mail-Adresse eines Aktionärs, um die "Passwort vergessen"-Funktion in dem InvestorPortal der BRANICKS Group AG zu verwenden, soweit und sofern der jeweilige Aktionär dies wünscht.

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

3. Verwendung von Cookies

Bei der Nutzung der Webseite des InvestorPortals werden Cookies eingesetzt. Cookies haben den Zweck, die Webseite für den Besuch des Nutzers zu persona- lisieren und die Nutzung der Webseite zu erleichtern. Cookies sind kleine Textda- teien, die die Webseite an die Cookie-Datei des Internetbrowsers auf dem Gerät des Nutzers übermittelt und dort für einen späteren Abruf vorhält, so dass der Nut- zer bei erneutem Besuch der Webseite wiedererkannt wird.

Auf der Webseite werden ausschließlich technisch notwendige Cookies einge- setzt, um Server-Log-Files zu speichern. Diese beinhalten:

• Name der abgerufenen Datei;
• Datum und Uhrzeit des Abrufs;
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
• Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers;
• Referrer URL (die zuvor besuchte Webseite);
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)

Rechtsgrundlage der hiermit einhergehenden Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse der BRANICKS Group AG das InvestorPortal zu betreiben und den Aktionären den Zugriff zu gewähren gemäß Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO. Diese Daten werden lediglich für die Dauer des jeweiligen Besuchs des InvestorPortals gespeichert und anschließend gelöscht.

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4. An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten ggf. weitergege- ben?

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, an welche Kategorien von Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:

Externe Dienstleister: Für die Verwaltung und technische Führung des Aktienre- gisters sowie zur Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung (auch Anferti- gung der Bild- und Tonaufnahmen sowie Streaming des Webcasts) bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Aktionäre/Dritte: Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilneh- merverzeichnis über Sie ggf. erfassten Daten erlangen. Das Teilnehmerverzeichnis wird zudem im Rahmen der Hauptversammlung Teilnehmern über das InvestorPo- rtal zugänglich gemacht. Auch im Rahmen von

bekanntmachungspflichtigenTagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen sowie vorab eingereichten Stellungnah- men werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorschrif- ten veröffentlicht.

Weitere Empfänger: Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln (z.B. bei der Veröffentlichung von

Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes und der Mitteilung an Behörden zur Erfüllung ge- setzlicher Mitteilungspflichten).

5. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Entsprechende Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten ergeben sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwä- schegesetz. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig drei (3) Jahre. Sobald wir Kenntnis von

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der Veräußerung Ihrer Aktien erlangt haben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für längstens zwölf

1. Monate speichern. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die oder seitens BRANICKS geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren).

6. Übermitteln wir personenbezogene Daten ins außereuropäische Ausland?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht in das außereuropäische Ausland.

7. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall statt (ein- schließlich Profiling)?

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder ein Profiling ein.

8. Welche Rechte haben Sie?

Soweit wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft über die seitens der BRANICKS über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwe- cke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, so- fern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit die Verarbeitung lediglich zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft erfolgt (Art. 21 DSGVO);

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• Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

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